Hantering av personuppgifter
För Prefinance Sweden AB är personlig integritet viktig. Individer som delar med sig av sina personuppgifter ska känna sig trygga i hur dessa hanteras.
Policyn
I många fall, när vi begär
in personuppgifter, gör vi det i syfte att uppfylla lagstadgade juridiska krav,
avtalsenliga krav eller andra krav som är nödvändiga för att ingå ett avtal,
till exempel med kunder, leverantörer & funding partners. I det fall den
registrerade underlåter att lämna den information vi begär kan detta i vissa
fall innebära att vi inte kan ingå eller fullgöra våra skyldigheter i ett avtal
med den registrerade.
För att ingå och hantera avtal med våra kunder, Leverantörer och funding partners behandlar Prefinance personuppgifterna för de individer som är företrädare, ägare och borgenärer. Grunden för denna behandling är samtycke och avtal.
Prefinance kan även behandla personuppgifter som rör representanter för potentiella kunder, potentiella leverantörer och potentiella funding partners. Grunden för denna behandling är en intresseavvägning.
Vissa personuppgifter som rör kunder, leverantörer och funding partners kan också komma att behandlas på grund av Prefinances rättsliga skyldigheter, till exempel genom bestämmelserna i bokföringslagen eller av penningtvättsregler.
Om vi har ett berättigat intresse kan vi komma att behandla personuppgifter för att utföra marknads- och kundanalyser i syfte att utveckla vår verksamhet och förbättra vårt produktsortiment. Informationen kan även användas för att utveckla våra system och utföra kund/leverantörs analyser för att upptäcka och motverka bedrägerier. Vi kan också använda informationen för att utföra riskanalyser och producera statistik, till exempel för att förbättra våra riskmodeller.
Vi behandlar personuppgifter som rör företrädare, ägare och borgenärer för företag som vi har kundavtal och samarbetsavtal med. Personuppgifter som behandlas kan vara namn, telefonnummer, e-post, personnummer, yrkestitel och ekonomisk status.Vi kan också komma att behandla personuppgifter som rör företrädare för företag som är potentiella kunder, potentiella leverantörer och potentiella funding partners. De personuppgifter som behandlas kan innefatta namn, personnummer, telefonnummer, e-post, adress, yrkestitel och ekonomisk status. Förutom information som kunder, potentiella kunder, leverantörer, potentiella leverantörer, funding partners och potentiella funding partners ger oss direkt eller indirekt, kan vi samla in information om dem från annat håll. Det gäller till exempel när vi utför de kontroller vi behöver göra för att förhindra att våra produkter och tjänster används för penningtvätt (genom att samla in information genom sanktionslistor från internationella organisationer) och när vi samlar in information från kreditupplysningsföretag. Mottagare av uppgifterna är i första hand, ansvariga för avtalet hos Prefinance inom försäljningsavdelning, kreditavdelning, ekonomiavdelning, avtalsadministratörer, chefer. och eventuellt även motsvarande avdelningar och handläggare hos vald/valda funding partners där kreditförfrågningar ställts eller finansieringsavtal upprättats där parter för behandlingen är inkluderade.
Prefinance behandlar personuppgifter för att
kunna tillhandahålla våra tjänster och ingå avtal med kunder, leverantörer och
funding partners. För att kunna ingå avtal och hantera avtalsförhållanden
behandlar Prefinance endast personuppgifter som är relevanta för
kundförhållandet & samarbetesförhållandet och som är nödvändiga för
fullgörandet av avtalet och för att kunna ge en bra service. Personuppgifter
såsom ombudets namn, e-post, yrkestitel och telefonnummer behandlas för att parten
ska kunna kontaktas och i övrigt för att kunna sköta kontraktet med kund,
leverantör eller funding partner. Personuppgifter såsom personnummer behandlas endast
om det behövs för att hantera fakturering, kreditupplysningar eller liknande.
Behandling sker även för att följa föreskrifter
som gäller för verksamheter i allmänhet, såsom bokföringsregler och
penningtvättsregler.
Prefinance kan även behandla personuppgifter som
underlag för marknads- och kundanalyser.
Där Prefinance behandlar personuppgifter som rör
representanter för potentiella kunder, potentiella leverantörer eller
potentiella funding partners görs detta för att ge dem intressanta erbjudanden
och information via telefon, e-post eller för att hantera bokade möten.
Personuppgifter som rör representanter kan också behandlas för samma ändamål
och för att leverera reklam. Representanten har rätt att när som helst invända
mot behandling av personuppgifter för direktmarknadsföringsändamål. Se mer i
avsnittet "Rättigheter att invända" nedan.Prefinance
kan även behandla personuppgifter avseende företrädare för, ägare av eller
borgenärer för kunder och potentiella kunder inom ramen för automatiserat
individuellt beslutsfattande inbegripet profilering, i syfte att t.ex. kunna ge
ett automatiserat godkännande eller avslag på en kreditansökan. Denna typ av beslut fattas endast om personen har gett ett uttryckligt
samtycke eller om det är nödvändigt för att kunna ingå eller fullgöra ett avtal
med parten.
Prefinance behåller aldrig uppgifter längre än vad
som är nödvändigt för behandlingsändamål. Som ett resultat av detta raderar
Prefinance regelbundet lagrade personuppgifter och raderar data som inte längre
behövs efter avslutat kundförhållande/samarbetsförhållande. Prefinance kan dock behöva behålla
personuppgifter efter avslutat kundförhållande & avslutat samarbetsförhållande
bland annat för att hantera rättsliga anspråk som kan riktas mot Prefinance
eller med avseende på tjänstemarknaden och skicka erbjudanden som Prefinance
tror kan vara av intresse för våra före detta kunder, leverantörer och funding
partners. Som ett resultat av detta sparas personuppgifter under en viss tid
efter det att den underliggande relationen har upphört eller tills personen motsätter
sig direktmarknadsföring. Personuppgifter som rör en potentiell kunds
representant, potentiell leverantörs representant eller potentiell funding
partners representant kommer att raderas
när samtalet med kunden avslutas, förutsatt att ingen kundrelation inleds,
eller direkt om den personen motsätter sig direktmarknadsföring eller meddelar
att den har avslutat sin anställning hos den potentiella kunden, leverantören
eller funding partnern.
Generellt sett kan även personuppgifter behöva
lagras för att säkerställa efterlevnaden av rättsliga skyldigheter, till
exempel i samband med bokföring. Om det finns en sådan skyldighet kan personuppgifter
lagras i upp till 10 år.
Där Prefinance samlar in, bearbetar och lagrar personuppgifter ska detta i alla fall ske på ett lagligt, korrekt, öppet och ändamålsenligt sätt och endast i den utsträckning som Prefinance bedömer nödvändigt. Prefinance kommer systematiskt att behandla personuppgifter på ett sådant sätt att man undviker att kränka den registrerades personliga integritet. I alla fall av personuppgiftsbehandling ser Prefinance till att personuppgifter skyddas av lämpliga säkerhetsåtgärder.
Prefinance kan behandla personuppgifter genom att samla in och behandla dem självständigt eller på uppdrag av våra Funding partners. Därmed kan Prefinance agera dels som personuppgiftsansvarig men även i vissa fall som personuppgiftsbiträde.I många fall, när vi begär personuppgifter, gör vi det, som nämnts ovan, i syfte att uppfylla juridiska eller kontraktuella krav eller krav som är nödvändiga för att teckna avtal med kund, leverantör och funding partner. Om den registrerade underlåter att lämna den information vi begär kan det i vissa fall innebära att vi inte kan ingå eller fullgöra våra skyldigheter i ett avtal med den registrerade. Om registrerade känner sig tveksamma eller bekymrade över att tillhandahålla viss personlig information kan denne kontakta Prefinance dataskyddsombud (se nedan under "Dataskyddsombud") och vi kan ge ytterligare information till den registrerade.
För att underlätta kommunikationen och kunna
kommunicera effektivt med kunder, prospekt, leverantörer och Funding partners
använder vi e-post. Behandlingen av personuppgifter via e-post sker utifrån
avtal eller stöd av intresseavvägning.
Våra e-postkonton rensas regelbundet enligt våra
riktlinjer för e-posthantering. Personlig information som förekommer i e-postmeddelanden
kan överföras till andra register och system inom Prefinance.
Prefinance kan även komma att dela
personuppgifter med partners inom EU och EES i den utsträckning det är
nödvändigt för att uppfylla avtalen före och under avtalsperioden.
Personuppgifter kan även överföras utanför EU och EES (även kallat tredje land)
samt till internationella organisationer. Vi gör en sådan överföring endast om de
övriga reglerna i dataskyddsförordningen följs och om något av följande villkor
är uppfyllt: (i) EU-kommissionen har fattat beslut om att
det finns en tillräcklig skyddsnivå i det aktuella landet, (ii) vi har vidtagit
andra lämpliga skyddsåtgärder (t.ex. standardavtalsklausuler eller bindande
företagsbestämmelser), (iii) det finns ett särskilt tillstånd av
tillsynsmyndigheten, eller (iv) det i särskilda fall är tillåtet enligt
gällande dataskyddslagstiftning.
Prefinance ansvarar alltid för
personuppgifter inom ramen för sin egen verksamhet. Vissa Funding partners
anser att Prefinance är ett personuppgiftsbiträde för viss
personuppgiftsbehandling som utförs för att kunna ingå avtal med kunder där Funding
partners är involverad, medan andra Funding partners anser att både Funding
partner och Prefinance är personuppgiftsansvariga. .
I varje fall Prefinance agerar personuppgiftsbiträde
kommer Prefinance att kontraktera ett personuppgiftsbiträde med
personuppgiftsansvarig. Det är till exempel den personuppgiftsansvarige som beslutar
om syftet och varaktigheten för lagring av personuppgifter. Där Prefinance är ett
personuppgiftsbiträde behandlas därför alltid personuppgifter enligt
personuppgiftsbiträdesavtalet och enligt instruktioner från den
personuppgiftsansvarige.
DINA RÄTTIGHETER SOM REGISTRERAD
Prefinance kommer, som personuppgiftsansvarig,
att förse den registrerade med en kopia av de behandlade personuppgifterna utan
kostnad. Vid ytterligare kopior kan Prefinance ta ut en administrationssavgift.
Den registrerade har rätt att rätta sina personuppgifter eller, under vissa
förutsättningar, begränsas eller raderas utan onödigt dröjsmål. Om den
registrerade anser att Prefinance behandlar personuppgifter som rör dem som är
felaktiga eller ofullständiga, kan den registrerade begära att dessa uppgifter
korrigeras eller kompletteras.
Registrerade har även rätt att få sina uppgifter
raderade bland annat i händelse av att de inte längre behövs eller om
behandlingen grundar sig på samtycke och detta har återkallats. I vissa fall kanske
vi inte kan radera alla uppgifter, eftersom uppgifterna fortfarande behövs för
det ursprungliga ändamålet och vi fortfarande har en laglig grund för behandling.
Om registrerad begär att uppgifterna ska rättas,
raderas eller begränsas från behandling har Prefinance, som personuppgiftsansvarig,
för vana att meddela varje mottagare av personuppgifter om begäran från den registrerade
med en rimlig ansträngning.
Den registrerade har rätt att när som helst invända mot behandlingen av sina personuppgifter om den rättsliga grunden för behandlingen innefattar en intresseavvägning enligt Dataskyddsförordningen artikel 6.1(F) Den registrerade har också rätt att invända mot behandlingen av deras personuppgifter när som helst om de behandlas för direktmarknadsföringsändamål. För att välja bort direktmarknadsföring från oss måste den registrerade kontakta oss och meddela oss att de vill ha en spärr mot direktreklam.
Den registrerade har rätt att få de personuppgifter som de har lämnat till den personuppgiftsansvarige och har rätt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig. Detta gäller dock under förutsättning att detta är tekniskt möjligt och att den rättsliga grunden för behandlingen innefattar samtycke eller att behandlingen är nödvändig för fullgörandet av ett avtal.
Om behandlingen av personuppgifter grundar sig på samtycke från den registrerade har den registrerade rätt att när som helst återkalla detta samtycke. Denna återkallelse påverkar inte lagligheten av behandlingen av personuppgifter innan samtycke till återkallelse. Om samtycket återkallas kan detta påverka vissa avtalsvillkor, som om den registrerade fått ett lägre pris till följd av den lämnade informationen.